Muchas empresas, a la hora de establecer un canal de denuncias deciden implementar una dirección de correo electrónico específica para recibir estos avisos. Esta es una solución fácil de implementar y con un coste muy bajo. Pero, aunque puede parecer buena idea, dada las ventajas que tiene, esta no debería de ser la única vía de denuncias.

He aquí 3 razones por las que el uso del correo electrónico no es recomendable como método único de reporte de irregularidades:

No es un medio seguro.

Utilizar el correo electrónico deja los datos en una situación de vulnerabilidad al no tener ninguna protección. Esto puede ocasionar que personas que no deberían, puedan leer, modificar o eliminar estos correos. Esto puede ocasionar incluso que se dañe la privacidad del denunciante, incumpliendo con la ley de protección al denunciante.

Además, en caso de necesitar utilizar esta información en una investigación, al estar expuesta, puede considerarse inválida.

No genera confianza.

Es crucial que las personas confíen en el canal de denuncias utilizado; de lo contrario, podrían optar por no decir nada. El miedo a que el correo electrónico no sea seguro puede llevarlos a guardar silencio.

Ofrecer la opción de hacer denuncias de forma confidencial o anónima incrementa significativamente las personas se animan a reportar conductas indebidas.

No cumple con la Directiva de Denunciantes de la UE.

Además de proteger la información y ganarse la confianza de la gente, también es importante mantener un registro cada denuncia que se hace. Si solo usamos el correo electrónico para esto, una persona tendrá que encargarse de pasar toda la información a mano a otro sistema que sí permita la organización de los casos. Y a veces, ni siquiera existe en la compañía un sistema o procedimiento específico para hacerlo, lo cual complica todo.

No registrar estas denuncias conllevaría un incumplimiento de la Directiva de la UE en esta materia.

En conclusión, si usas en tu organización el correo electrónico como canal de denuncias probablemente no estarás cumpliendo con la ley. Tampoco estarás consiguiendo que tus empleados se sientan seguros para denunciar en caso de que presencien o tengan conocimiento de que está sucediendo una situación o actividad ilegítima en la empresa.

Las desventajas del correo electrónico, lo convierten en un canal poco idóneo.

Considera otras alternativas al correo electrónico como canal de denuncias.

Un software de canal de denuncias especializado, en lugar de simplemente utilizar una dirección de correo electrónico, puede ser una gran alternativa. Este ofrece múltiples beneficios y garantías que son esenciales tanto para la protección de los denunciantes como para el tratamiento eficaz de las denuncias: Ofrece una comunicación segura y anónima, cumplen con leyes de protección al denunciante y directivas de la UE, facilitan la gestión y seguimiento de casos, y promueven una cultura de transparencia e integridad dentro de las organizaciones, superando las limitaciones del correo electrónico.

Si tienes una empresa y necesitas un canal de denuncias acorde con la ley y que mantenga la confidencialidad y seguridad de los denunciantes, ponte en contacto con nosotros.

En Canal Denunciar, disponemos de un equipo dedicado y experto que estará a tu lado, ofreciendo apoyo y orientación a tu compañía durante la implementación del canal de denuncias.